Egy projekt elindítása anélkül, hogy mindenki egy oldalon állna könnyen katasztrófához vezethet.
Még egy apró hiba is elvesztegetett időhöz, pénzhez és erőforráshoz vezethet. Fontos, hogy
minden érdekelt fél ugyanazon az oldalon álljon, hogy mindenki tisztában legyen azzal, hogy min
dolgozik. Nézzük meg, mik a legfontosabb összetevői, lépései egy kickoff meetingnek.
Mi is az a kickoff meeting?
Általában az első találkozó az ügyfél, a projektmenedzser, a csapattagok és más érdekelt felek között.
Rögtön a projekt hatókörének véglegesítése után kerül megrendezésre, és mindenkit tájékoztat a
kulcsfontosságú eredményekről, a projekt ütemezéséről és egyéb lényeges részletekről, hogy az
egész csapat egy oldalon álljon. A projekt jellegétől és méretétől függően dönthetsz úgy, hogy egyedi
kickoff-értekezleteket tartasz az ügyfelekkel, a vezetőséggel és a belső csapatokkal. Például tarthatsz
egy informális pre-kickoff megbeszélést a csapattal a projekt megvitatásáról, ötletek vagy javaslatok
gyűjtéséről.
Mi a célja a kickoff meetingeknek?
Egy kickoff-meetingen egyértelmű elvárásokat fogalmaztok meg, elképzelitek, hogyan fogtok elérni a
kitűzött célig és egyértelmű szerepeket határoztok meg minden érintett számára. Ha a csapatodról
van szó, a kickoff-meeting segít a csapatszellem növelésében. Az értekezlet során ideális esetben
meghatározzátok a kommunikáció szabályait, a folyamatokat, az értekezletek gyakoriságát végül
pedig megvitatjátok a konfliktuskezelési stratégiákat.
Hogyan tervezz meg egy kickoff-meetinget?
1. Gyűjtsd össze az összes lényeges információt
Mielőtt megterveznéd a projektindító értekezletet a külső érdekeltekkel, szervezz egy informális belső megbeszélést a projekt megvitatására. Használd ezt a találkozót a célok, a lehetséges szerepek, a felelősségi körök, a szükséges eszközök, a becsült költségvetés stb. megvitatására.
2. Hozz létre egy „brainstorming” dokumentumot
Hozz létre egy közös brainstorming-dokumentumot, amelyben mindenki fel tudja dobni az ötleteit és javaslatait, hogy azokat a megbeszélésen megvitathassátok. Egy dedikált Slack-csatorna is ugyanilyen jól működhet. Ezt a felületet aztán használhatod a projekttel kapcsolatos anyagok megosztására és folyamatos csapatmegbeszélésekre.
3. Állítsd össze a megbeszélés napirendjét
A kickoff-meeting tudatos tervezést igényel. A napirend elkészítése struktúrát ad a megbeszélésnek, így mindenki tudja, mire számíthat a találkozón. Az értekezlet napirendjének kidolgozásakor vedd figyelembe a következő kérdéseket:Kik lesznek jelen a megbeszélésen?
Milyen hosszú legyen az értekezlet?
Mikorra kell megszervezni?
Melyek a legfontosabb megvitatandó témák?
Kell-e a résztvevőknek valamilyen dokumentumot magukkal vinniük
Hogyan készíts napirendet a kickoff-meetinghez?
Ez az értekezlet a projekthez kapcsolódó vitatémák széles skáláját tartalmazhatja. Annak érdekében,
hogy semmi se maradjon ki a napirendből, íme néhány téma, amelyet érdemes felvenni a
megbeszélés napirendjére. Nyugodtan módosíthatod őket a projekt igényei alapján.
1. A csapat bemutatkozása
Valószínűleg néhány új arc is fog dolgozni a projekten. Egy rövid bemutatkozás lehetővé teszi, hogy
mindenki elmondjon egy kicsit magáról és arról, hogyan fog hozzájárulni a projekthez. A
bemutatkozás után röviden ismertesd a megbeszélés napirendjét.
2. A projekt háttere és célja
A projekt háttere a projekt alapvető részleteit tartalmazza. Kezdd a piac áttekintésével, azzal, hogy
hogyan merült fel a projekt szükségessége, térj ki a fogyasztók jelenlegi igényeire, valamint a piacon
jelen lévő alternatív ajánlatok és azok hiányosságaira. Ez a rész legyen lényegre törő és tömör.
Javasoljuk, hogy használj vizuális történetmesélő eszközöket (gondolj videóra, animációra, interaktív
grafikonokra, képekre vagy akár mémekre), hogy a közönséget lekösd.
3. A projekt hatóköre
Gyakran előfordul, hogy a meghatározott hatókör nélküli projektek bajba kerülnek. Új követelmények
vagy funkcióigénylések jelennek meg, és a csapat igyekszik megfelelni ezeknek a kéréseknek. Az
eredmény: a projektek túllépik a költségvetést és késnek. Ennek elkerülése érdekében a projekt
hatókörének meghatározásakor tekintsd át a projekttevékenységeket, a teljesítendő feladatokat és
az ütemtervet tartalmazó munkarendet. A projekt hatókörének megvitatása során mindenkinek meg
kell állapodnia a teljesítendő eredményekben és az azok elvégzéséhez szükséges tevékenységekben.
Amennyiben új igények érkeznek, vázold fel, hogy a csapat hogyan fogja azokat teljesíteni.
4. Projektterv
A projekttervnek a projekt hatókörén kell alapulnia, és tartalmaznia kell a projektmenedzsment
módszertanát, az erőforrásokat, a teljesítendő feladatokat és a fázisokat. A megbeszélés során
foglalkozz a lehetséges kockázatokkal, beszéld meg a változáskezelési folyamatot, és határozz meg
irányelveket az érdekelt felek kommunikációjára vonatkozóan.
5. Kommunikáció és eszközök
A következetlen kommunikáció gyakran akadályozza a projekt előrehaladását. A csapat minden
tagjának tudnia kell, hogyan kommunikáljanak egymással. Állíts fel kommunikációs irányelveket az
utómunkálatokra és a sürgős munkakérésekre vonatkozóan, hogy segítsen az embereknek
rangsorolni a feladataikat.
6. Kérdések
Szánj egy órát arra, hogy a résztvevők feltehessék kérdéseiket. Lehet, hogy a meeting során akad
majd olyan téma, amely félreértést okozhat. Ezeket érdemes újra átbeszélni és tisztázni, hogy
senkiben ne maradjanak kételyek.
7. Következő lépések
A megbeszélés lezárásakor tudasd mindenkivel, hogy mire számíthat a megbeszélés után, hiszen a
megbeszélés végére mindenkinek tisztában kell lennie azzal, hogy mi a következő lépés a sikeres
projekt felé.